Na przełomie czerwca i lipca 2022 roku (między 25.06. a 1.07.) mało spaliśmy, co szczęśliwie zbiegło się z jednymi z najdłuższych dni w roku, świetną pogodą i wyjątkowym towarzystwem. Okazją ku temu była duża (naprawdę – ponad 20 tys. uczestników ze 170 krajów) impreza, którą obsługiwaliśmy PR-owo na zlecenie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.
Powiedzieć o tym WYZWANIE, to nie powiedzieć nic… To było naprawdę COŚ. Dość powiedzieć, że odbywające się co dwa lata Światowe Forum Miejskie WUF (World Urban Forum) gościło do tej pory w metropoliach takich jak Abu Zabi (stolica Zjednoczonych Emiratów Arabskich), Vancouver, Rio de Janeiro, Barcelona czy Kuala Lumpur. Zawsze chodzi o metropolię, która jest w trakcie lub przebyła istotną transformację, stając przed wielkimi wyzwaniami społecznymi. WUF – międzynarodowe forum wymiany poglądów o przyszłości rozwoju miast, jest wydarzeniem wyjątkowym, nieporównywalnym z żadnym innym.
Tym razem UN-Habitat, będący agendą ONZ wybrał Katowice, a Katowice wskazało na Międzynarodowe Centrum Kongresowe jako główne (ale nie jedyne) miejsce wydarzenia. MCK to wielki, ale płynnie wtopiony w przestrzeń miejską i otoczony połaciami zieleni kompleks bydynków obok katowickiego Spodka. Na miejscu odbywały się nie tylko sesje konferencyjne i panele dyskusyjne – także korzystająca z 8 tys. metrów kwadratowych wystawa Urban Expo, gdzie swoje stoiska miało 89 wystawców z 43 krajów. Był także „WUF na mieście”: 11 stref w Katowicach, w tym chillout, koncerty, kino plenerowe, miejsca spotkań i dyskusji itp.
W Katowicach spędziliśmy intensywny tydzień, nie licząc wcześniejszych wizyt roboczych i konferencji dla dziennikarzy. Nasza praca zaczęła się jednak już dwa miesiące wcześniej, kontynuowaliśmy ją także przez dwa miesiące po WUF11.
Od czego się wszystko zaczęło? Oczywiście, od doprecyzowania strategii komunikacji i wyboru mediów. Potem ruszyły nagrania „setek” z wypowiedziami osób zaangażowanych w organizację, udział czy po prostu zainteresowanych tematyką WUF. Przed imprezą powstało ich 31, w trakcie – 10 następnych, najwięcej, bo aż 71 – po imprezie (łącznie 112, z czego znaczna część była nagrana w całej Polsce).
Równolegle rozpoczęliśmy pisanie i rozsyłanie informacji prasowych. Kulminacją było samo wydarzenie WUF11 (28 rozesłanych; dwie dziennie – po polsku i angielsku), ale łącznie z tymi zapowiadającymi imprezę i podsumowującymi, było ich 58. Z informacjami docieraliśmy do kilku tysięcy dziennikarzy, a do 150 z nich zrealizowaliśmy wysyłkę kreatywną.
Zorganizowaliśmy też łącznie 4 konferencje prasowe transmitowane live (z tłumaczeniem symultanicznym). W trakcie WUF11 przeprowadziliśmy 128 (!) relacji online na Facebooku, wykonaliśmy 40 fotorelacji, opublikowaliśmy na profilu WUF11 na Facebooku 63 posty (razem z tymi przed i po, było ich 188). Publikowaliśmy także targetowane posty i reklamy na Twitterze i LinkedInie.
Co by nie powiedzieć – było co robić. A my? Znowu daliśmy radę!
Budżet kampanii: 3,2 mln zł.
